Tìm kiếm hồ sơ học viên

Trong ngành Banking, tri thức doanh nghiệp không chỉ nằm ở dữ liệu giao dịch hay những con số trong báo cáo kinh doanh. Đó còn là hệ thống quy trình nghiệp vụ, chính sách tín dụng, quy định vận hành, tài liệu đào tạo và những kinh nghiệm được tích lũy qua nhiều năm.

Tuy nhiên, một thách thức phổ biến là doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu nhưng nhân viên lại mất nhiều thời gian để tìm kiếm, đọc hiểu và tổng hợp thông tin. Đây là một trong những vấn đề mà NotebookLM của Google có thể hỗ trợ giải quyết, đặc biệt khi được ứng dụng đúng cách trong môi trường ngân hàng.

1. NotebookLM hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp?

NotebookLM là công cụ AI cho phép người dùng đưa các nguồn tài liệu của mình vào một không gian nghiên cứu riêng. Những nguồn này có thể là tài liệu PDF, Google Docs, nội dung văn bản, báo cáo hoặc các tài liệu được hỗ trợ khác.

Thay vì hỏi AI những câu hỏi chung chung, người dùng có thể đặt câu hỏi trực tiếp dựa trên nguồn tài liệu đã cung cấp. NotebookLM sẽ hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp và giải thích thông tin, đồng thời đưa ra dẫn chiếu để người dùng kiểm tra lại nội dung.

👉 Điều này đặc biệt hữu ích trong Banking, nơi độ chính xác của thông tin và khả năng truy xuất nguồn tài liệu đóng vai trò quan trọng.

2. Ứng dụng NotebookLM trong nghiên cứu nghiệp vụ ngân hàng

Hãy hình dung một nhân viên thuộc bộ phận Phân tích kinh doanh cần nghiên cứu quy trình cấp tín dụng để đề xuất cải tiến hoạt động.

Thông thường, nhân viên phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn: quy trình nội bộ, chính sách phê duyệt, hướng dẫn nghiệp vụ và báo cáo vận hành. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ bỏ sót những điểm liên quan.

Với NotebookLM, nhân viên có thể tập hợp các tài liệu được phép sử dụng vào cùng một không gian nghiên cứu, sau đó yêu cầu AI hỗ trợ:

•   Tóm tắt toàn bộ quy trình cấp tín dụng và các bước quan trọng.
•   Giải thích vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận tham gia.
•   So sánh những điểm khác biệt giữa các chính sách hoặc quy trình.
•   Tìm kiếm các yêu cầu liên quan đến một nghiệp vụ cụ thể.
•   Xác định những nội dung cần nghiên cứu thêm trước khi đề xuất thay đổi.

👉 Thay vì dành phần lớn thời gian cho việc đọc và tìm kiếm, nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào phân tích vấn đề, đánh giá thực trạng và đưa ra đề xuất có cơ sở.

3. Không chỉ đọc tài liệu, NotebookLM còn hỗ trợ tạo ra sản phẩm công việc

Một giá trị đáng chú ý của NotebookLM là khả năng chuyển hóa thông tin từ tài liệu thành những nội dung phục vụ trực tiếp cho công việc.

Chẳng hạn, bộ phận Đào tạo có thể sử dụng các tài liệu nghiệp vụ để xây dựng bộ câu hỏi hướng dẫn nhân viên mới. Bộ phận Vận hành có thể tổng hợp các quy định liên quan đến một quy trình. Nhân viên Phân tích kinh doanh có thể chuẩn bị bản tóm tắt tài liệu trước cuộc họp hoặc xác định những vấn đề cần trao đổi với các phòng ban.

NotebookLM cũng có thể hỗ trợ tạo các dạng nội dung như bản tóm tắt, câu hỏi nghiên cứu, tài liệu hướng dẫn và nội dung trình bày, tùy thuộc vào nguồn dữ liệu và yêu cầu của người dùng.

Tuy nhiên, AI không thay thế vai trò của chuyên viên nghiệp vụ. Những thông tin quan trọng vẫn cần được kiểm tra với tài liệu gốc và xác nhận bởi người có thẩm quyền.

4. Kinh nghiệm để khai thác NotebookLM hiệu quả

Qua cách tiếp cận AI trong công việc, một nguyên tắc quan trọng là: AI chỉ thực sự hữu ích khi được gắn với một vấn đề cụ thể và nguồn thông tin đáng tin cậy.

Thay vì đưa vào quá nhiều tài liệu rồi yêu cầu AI “phân tích tất cả”, người dùng nên bắt đầu từ một nhiệm vụ rõ ràng, chẳng hạn:

“Dựa trên các tài liệu quy trình cấp tín dụng đã cung cấp, hãy tóm tắt các bước thực hiện, xác định những bộ phận tham gia và liệt kê các điểm cần lưu ý khi nghiên cứu cải tiến quy trình.”

Cách đặt yêu cầu cụ thể giúp NotebookLM tập trung vào đúng mục tiêu, đồng thời giúp người dùng dễ đánh giá chất lượng kết quả.

👉 Do đặc thù của ngành ngân hàng, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý đến bảo mật dữ liệu, quyền truy cập và chính sách sử dụng công cụ AI. Chỉ nên đưa vào NotebookLM những tài liệu được phép sử dụng theo quy định của tổ chức.

5. NotebookLM và năng lực AI Productivity trong doanh nghiệp

NotebookLM cho thấy AI không nhất thiết phải bắt đầu từ những bài toán phức tạp. Ngay từ những công việc quen thuộc như đọc tài liệu, tìm kiếm thông tin, tổng hợp báo cáo hay chuẩn bị nội dung nghiên cứu, AI đã có thể tạo ra giá trị thiết thực.

Đối với nhân sự Banking, việc thành thạo NotebookLM không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý tài liệu mà còn góp phần hình thành phương pháp làm việc mới:

•   Biết tổ chức tri thức
•   Đặt câu hỏi hiệu quả 
•   Khai thác thông tin để phục vụ quyết định kinh doanh.

👉 Trong khóa học AI Productivity tại IMIC, người học có thể tiếp cận NotebookLM thông qua những tình huống thực tế, từ nghiên cứu tài liệu nội bộ, hỗ trợ nghiệp vụ đến tổng hợp báo cáo. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc biến AI thành trợ lý đồng hành cùng nhân viên, thay vì chỉ là một công cụ hỏi đáp thông thường.

Tất cả các công việc trên bạn đều có thể được học qua khóa "AI Productivity" tại IMIC Technology

Đăng ký ngay tại: Khóa đào tạo AI Productivity