Nghề Business Analyst và những bí mật

Cập nhật ngày: 19/10/2021 - Đã có 937 lượt xem bài viết này!
Nghề Business Analyst và những bí mật
Bài viết mượn lời kể của Thảo Hoàng - một BA (Business Analyst) đã có gần 10 năm chinh chiến trong ngành. Chuyện nghề, chuyện đồng nghiệp, và những chuyện "thị phi" nhất khi đứng ở vai trò BA, sẽ được chia sẻ trong bài viết này.

Nghề Business Analyst và những bí mật

Làm BA - Đừng xem thường ngôn ngữ!

Ngôn ngữ được đặt ra để kết nối con người dễ dàng hơn. Thay vì người tiền sử ngày xưa phải diễn đạt bằng những cử chỉ, la hét, rồi tới hình ảnh, rồi từ tượng hình, rồi tiến hoá tới ngôn ngữ như hiện nay. Việc sử dụng ngôn ngữ để kết nối, để  biết rằng con người không phải tự kỷ chỉ biết lẩm bẩm cho riêng cho mình hiểu. Có ngôn ngữ để biết rằng chúng ta có đồng loại để giao tiếp và chúng ta buộc phải dựa vào cộng đồng để tồn tại.

Với developer, nói chuyện được với máy tính là ổn, code chạy được, debug được, fix bug được. Developer phải làm việc với thuật toán và các ngôn ngữ lập trình, cắm mặt vào máy tính liên tục, ít nói là đặc tính chung của các lập trình viên. Và vì vậy, dẫn đến kỹ năng giao tiếp giữa người-với-người không được linh hoạt. Thường cái gì làm nhiều thì sẽ giỏi, vì vậy chúng ta không thể đòi hỏi một lập trình có khả năng nói chuyện hay như các nhân viên kinh doanh hay marketing.

Chọn công việc BA, chúng ta gặp thêm những vấn đề lớn về ngôn ngữ, đó là: Người Việt Nam chưa chắc sẽ giỏi tiếng Việt?! Việc chúng ta giao tiếp bằng Tiếng Việt không có nghĩa là chúng ta giỏi về nó, việc học hành về ngôn ngữ đã thiếu sót từ trong nhà trường, về việc học môn tập làm văn trong nhà trường rất máy móc và không tạo điều kiện cho chúng ta tư duy ngôn ngữ. Khi chúng ta ngưng việc học hành thì trình độ ngôn ngữ chúng ta cũng khựng lại, ngôn ngữ chỉ tiến bộ hơn khi bạn sử dụng nó nhiều bằng việc đọc nhiều, viết nhiều. Viết là một cách để diễn đạt ý kiến của bạn một cách trình tự, bằng việc bạn hiểu vấn đề đó và diễn đạt một cách mạch lạc.

Thuật ngữ trong ngành phần mềm đa phần là tiếng Anh, và chúng ta lại phải giao tiếp với nhau bằng tiếng Việt . Khi làm việc, không thể giả định là tất cả mọi người đều hiểu từ đấy như chúng ta hiểu, vì vậy tất cả các thuật ngữ đều phải được định nghĩa rõ ràng và chắc chắn rằng các bên đều hiểu cùng một nghĩa như nhau. Sau đó mới có thể đi sâu hơn.

Làm BA , đã nói đến phân tích, thì tức là tìm ra điều hợp lý trong số những dữ liệu mà chúng ta có, càng nhiều dữ liệu,  càng có nhiều sự phản bác thì càng tốt, vì chúng ta có thể nhìn thấy được những “alternative case” , “exceptional case”. Những trường hợp khác biệt và trường hợp ngoại lệ. Việc một BA giao tiếp tốt, rõ ràng về mặt ngôn ngữ khi có những buổi họp với team là cách tốt để hoàn thiện yêu cầu hơn. Vì chúng ta có thể lấy thông tin từ nhóm, tận dụng nhiều cái đầu hơn để giúp suy nghĩ vấn đề.

Và đó là một trong những vấn đề chúng ta buộc phải hiểu nếu muốn nâng lên sự chuyên nghiệp của mình. Giao tiếp một cách hiệu quả để lấy được nhưng thông tin có lợi nhất cho việc hoàn thành yêu cầu. Là một BA, buộc phải nâng cao trình độ ngôn ngữ của mình!

"Đất sống" của nghề BA

Khi nào BA được gọi là senior? Thông thường nếu bất ngờ được hỏi, người ta sẽ trả lời chung chung “một người senior dĩ nhiên là giỏi hơn rồi”.  Nhưng giỏi hơn là như thế nào? Là kiến thức nhiều hơn, là làm được nhiều việc khó hơn? Trong ngành kỹ thuật thì chưa chắc gì một người mới ra trường đã không giỏi bằng một người làm việc lâu năm, vì công nghệ mới luôn được cập nhật liên tục, với thời đại internet làm phẳng thế giới thì thông tin được truyền tải đều cho mọi người, nên người trẻ nhanh nhạy thường ứng dụng và học tập sớm, rồi nắm bắt mọi thứ nhanh lẹ hơn. Nên việc “giỏi” hơn cũng chưa hẳn đúng.

Hôm trước có anh bạn đưa ra một nhận định, mà tôi thấy hợp lý “Ngoài việc làm được công việc mang tính phức tạp hơn, một người senior làm việc ÍT LỖI hơn junior”. Không ai làm việc mà không có lỗi, và việc đánh giá một công việc tốt hơn thì chỉ có cách xét về độ ổn định, ít lỗi. Người chuyên nghiệp khi làm việc luôn thấy được những rủi ro tiềm ẩn, có sự tính toán về phát triển hệ thống lâu dài, thái độ làm việc rõ ràng và khả năng hợp tác với nhóm tốt .

Bạn sẽ chọn môi trường nào để làm đất sống cho nghề BA?

In-house project: Khách hàng chỉ đưa yêu cầu rất sơ sài (high-level requirement), và BA được thoả sức tìm kiếm và phân tích, chuyển đổi thành ngôn ngữ kỹ thuật và thiết kế các hoạt động của hệ thống (system behavior) miễn sao đáp ứng được đúng yêu cầu và nằm trong phạm vi (scope của dự án). Ở vị trí này, BA được “hoành hành” nhiều hơn, nhiều đất “dùng não” hơn, đúng nghĩa với “business/system analyzing” hơn. Làm việc ở những dự án này đòi hỏi BA tốt hơn phải có kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan đến dự án, nhanh nhạy, óc phân tích tốt, think-out-of-the-box.

Outsourcing project: Khách hàng đã có đầy đủ tài liệu từ yêu cầu thô đến kỹ thuật (technical và business document) đến 99%, BA chỉ có nhiệm vụ xem xét và chia nhỏ thành từng task phù hợp với tiến độ làm việc của team, theo từng giai đoạn cụ thể (phase/iteration theo tiến trình scrum). Ở vị trí này, BA chỉ đơn giản là viết lại thành use case/ user story và đơn giản là  lặp lại  lại những thứ có sẵn, và giám sát sao cho mọi thứ theo đúng. Gọi cho chính xác hơn thì BA chủ yếu đóng vai trò Requirement Management – RM (quản lý yêu cầu), vì ít khi phải phân tích lại những yêu cầu đã quá rõ ràng

Có lần mình tham gia 1 ngày training khi làm việc tại một công ty outsourcing lớn. Trainer người nước ngoài lúc nào cũng nhấn mạnh “always asking”, “always ask for confirmation”, “ evidences need to be collected/saved by official emails” “tracking requirement changes is important”. Vì mỗi thay đổi đều liên quan đến “tiền” của công ty. Tóm lại luôn luôn phải hỏi khách hàng, và mọi thứ phải được kiểm soát, để sau này lấy làm “bằng chứng trước toà” nếu có tranh cãi. Vì vậy, BA ở đây đòi hỏi nhiều kỹ năng “document management”, “ tracking requirement change” , cẩn thận và kỹ lưỡng là điều cực kỳ quan trọng với một BA làm việc ở dự án outsourcing.

Chúng ta tự học và “truyền nghề” cho nhau

Nghề Business Analyst còn khá trẻ, và mới mẻ, những người làm trong nghề thường tự "truyền nghề" và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, cùng nhau chia sẻ những kinh nghiệm đau thương để cùng trưởng thành hơn với nghề.

Nói về nghề BA trong outsourcing, ra đời chủ yếu là để khắc phục lỗi trong quy trình quản lý phần mềm, để kết nối, lấp đầy những chỗ thiếu sót, đưa process vào một quy trình logic và chặt chẽ hơn, vì vậy trong yêu cầu nghề nghiệp (Job requirements) của một BA luôn có câu “Bridging the gaps” (kết nối các lỗ hổng, các chỗ thiếu sót..)

“Gap” dịch ra có thể là chỗ gián đoạn, thiếu sót, lỗ hổng... Thông thường được dùng để ám chỉ về những khó khăn thường gặp khi mà không thể kết nối lại các vấn đề với nhau thành con đường xuyên suốt để đi đến giải pháp tối ưu. Vậy tính ra nghề BA mang ý nghĩa thật đẹp đẽ, nghề được sinh ra để tìm và kết nối những điểm thiếu sót và khiến cho mọi thứ trôi chảy hơn.

Làm cầu nối giữa khách hàng và nhóm phát triển (development team) hay cụ thể hơn là dịch yêu cầu khách hàng thành ngôn ngữ phần mềm ... Vậy, cái nghề được sinh ra với mục đích “sửa lỗi”. Nghề đó có được quyền phạm sai lầm?

Nghề BA, nếu làm đúng và làm tốt thì không sao, cũng chẳng nhận được vinh quang gì, nhưng khi mà làm sai, ví dụ như phân tích bị thiếu một vài điểm quan trọng thì rắc rối khá lớn. Vì sai lầm của một BA có thể ảnh hưởng đến công việc của cả một nhóm, trễ deadline, mất danh tiếng với khách hàng,.. Một lỗi mà BA sai thì BA chắc chắn là bị “thập diện mai phục” từ khách hàng, từ cấp trên, từ nhóm làm việc …

“I am only human, sometime I make mistake”. Máy móc đôi khi còn phạm sai lầm huống chi là con người, vấn đề là sửa sai như thế nào mới là quan trọng. Khi nhận thấy sai lầm thì sửa liền, nhanh chóng kịp thời, cập nhật tình hình ngay lập tức cho cả team và chấp nhận là mình đã sai và cần phải khắc phục kịp thời, còn giấu dốt thì hậu hoạ khôn lường...

Sau vài năm chinh chiến với nghề, mình thấy rằng cái nghề BA giúp “rèn luyện tính cách, phát triển bản thân” rất tốt, vì đây là nghề mà chúng ta biết thấm thía thế nào là “sai lầm” và buộc phải học tập kinh nghiệm thương đau cho những lần sau. Nhớ có lần trong giai đoạn mới vào nghề, mình phạm lỗi khiến cho team phải dời lại deadline 1 ngày và lôi vào họp hành cả buổi mới xong, mình về nhà mất ăn mất ngủ, đóng cửa phòng xấu hổ cắm mặt vào gối không dám ngước mặt nhìn ai, tối về lại phân tích lý do tại sao phạm lỗi, có thể vì cứng đầu, vì quá tự tin, vì ẩu…

Thay lời kết

Chọn nghề BA, có cơ hội làm việc với nhiều dự án khác nhau, học tập được nhiều kiến thức ở mỗi ngành nghề khác nhau, BA - xét cho cùng cũng có thể coi là người kể chuyện, những câu chuyện hay ho để kể về những trải nghiệm đã qua, những câu chuyện được kể bằng ngôn ngữ bình dị dễ tiêu hóa chứ không phải theo kiểu ngôn ngữ kỹ thuật, rất máy móc và khó nuốt trôi.

Chọn nghề BA, chúc bạn luôn là "người kể chuyện" hấp dẫn, điêu luyện về ngôn ngữ, có nhiều "đất sống", và luôn sẵn sàng học hỏi và truyền nghề lại cho những người có cùng đam mê!

BTV.Trần Thị Thu Huyền
Phòng Truyền Thông IMicroSoft Việt Nam
Hotline: 0916 878 224
Email: huyenttt@imicrosoft.edu.vn

Xem khóa đào tạo nhân sự theo danh mục!

Xem các khóa đào tạo nhân sự