9 kỹ năng tuyệt vời dành cho dân kế toán

Các sản phẩm phần mềm hỗ trợ công việc của các kế toán trên thị trường là rất nhiều, mình có thể kể tên các phần mềm mà các kế toán đang sử dụng như MISA, FAST, VACOM, Việt Đà, … và càng ngày càng nhiều phần mềm hỗ trợ công việc ra đời nữa.

Các sản phẩm phần mềm hỗ trợ công việc của các kế toán trên thị trường là rất nhiều, mình có thể kể tên các phần mềm mà các kế toán đang sử dụng như MISA, FAST, VACOM, Việt Đà, … và càng ngày càng nhiều phần mềm hỗ trợ công việc ra đời nữa.

Nhưng Microsoft Excel vẫn là một phần mềm không thể thiếu trong việc tổng hợp dữ liệu để lên báo cáo. Tại sao lại như vậy? Đơn giản vì các phần mềm trên mặc dù hỗ trợ rất tốt cho việc lên báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh nhưng khi cần viết ra một báo cáo quản trị nội bộ theo yêu cầu riêng của giám đốc, bộ phận, phòng ban thì những phần mềm trên vẫn chưa phục vụ được.

Nếu có phục vụ được thì cái giá mà bạn phải trả cho nhà cung cấp phần mềm sẽ không rẻ một chút nào. Vì thế lúc đó các kế toán viên thường sẽ kết xuất số liệu chi tiết ra và sử dụng Excel như một công cụ tổng hợp cực kỳ hiệu quả để lên những báo cáo đó. Vì thế nói gì thì nói, với kế toán nếu bạn cảm thấy Excel không hữu dụng vì đã có phần mềm kế toán rồi thì bạn đang có một tư duy khá sai lầm rồi đấy.

Hiện tại đối với phiên bản Office truyền thống thì phiên bản mới nhất là Office 2019. Ngoài ra hiện tại thì phiên bản đang được Microsoft ưu ái nhất chính là Office 365, một phiên bản có nhiều tính năng đặc biệt với rất nhiều hàm hỗ trợ việc tính toán mới trong Excel mà chỉ nó mới có. Vì thế nên các bạn đừng ngần ngại việc từ bỏ các phiên bản Office cũ như Office 2007, Office 2010 mà hãy cài ngay các phiên bản Office 2019 hoặc Office 365 nhé. Chỉ lưu ý các bạn đó là phiên bản Office 2019 chỉ hỗ trợ từ Win 10 trở lên mà thôi.

Việc học Excel chưa bao giờ là không quan trọng cả, nền tảng này vẫn liên tục được Microsoft update các tính năng, hàm xử lý dữ liệu và công cụ mới liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Chính vì thế đối với những người sử dụng Excel chuyên nghiệp thì việc cập nhật liên tục các tính năng thiết yếu và mới nhất của Excel là một việc làm vô cùng cần thiết vào lúc này.



1. Điền và định dạng dữ liệu
Nhiều người đã hỏi mình rằng, làm thế nào để tăng tốc độ xử lý công việc trong Excel. Mình có thể trả lời chắc nịch rằng cách nhanh nhất để tăng tốc độ xử lý công việc hàng ngày đó là học cách sử dụng các phím tắt trong việc nhập và định dạng dữ liệu.
Các bạn nên nhớ một điều rằng Excel có tính năng tự điền vào các ô dựa trên mẫu mà các bạn nhập vào (Tính năng Flash Fill) hoặc định dạng ô hay vùng dữ liệu chỉ đơn giản bằng một tổ hợp phím. Ví dụ như khi bạn muốn định dạng dữ liệu thì các bạn nên ghi nhớ các phím tắt dưới đây.
Ctrl Shift 1: Định dạng dữ liệu dạng số với 2 số thập phân.
Ctrl Shift 2: Định dạng dữ liệu dạng thời gian.
Ctrl Shift 3: Định dạng dữ liệu dạng ngày.
Ctrl Shift 4: Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ.
Ctrl Shift 5: Định dạng dữ liệu dạng phần trăm.
Ctrl Shift 6: Định dạng dữ liệu hàm mũ hoặc khoa học.

2. Biểu đồ SparkLine
Biểu đồ SparkLine là một biểu đồ rất đặc biệt trong Excel khi biểu đồ đó nằm trọn vẹn trong một ô của Excel chứ không như các dạng biểu đồ khác là một thành phần hoàn toàn tách biệt với các ô trong Excel. Điều này giúp cho bạn có thể tổng hợp một khối lượng dữ liệu rất lớn ở trong chỉ 1 Sheet duy nhất. Biểu đồ Sparkline có khá nhiều định dạng bao gồm các định dạng win/loss, bar và dạng line. Việc tạo ra biểu đồ Sparkline cũng rất đơn giản:
-  Chọn vùng dữ liệu dạng số.
-  Ấn vào Tab Insert trên thanh công cụ.
-  Chọn dạng biểu đồ Sparkline mà bạn muốn chèn (Line, Column hoặc Win/Loss)
-  Chọn nơi muốn chèn biểu đồ Sparkline nằm trên cùng trang tính với vùng dữ liệu của bạn.

3. Làm cho biểu đồ của bạn trở nên trực quan hơn.
Biểu đồ trong Excel luôn luôn có nhiều tính năng, định dạng khiến chúng trở nên bắt mắt hơn để hấp dẫn người đọc. Dưới đây là một vài thủ thuật mà bạn có thể sử dụng nhanh chóng để tăng tính trực quan cho biểu đồ của bạn.

Biểu đồ chuỗi thời gian: Với dạng biểu đồ này thì biểu đồ Bar và Line Chart là lựa chọn tốt nhất để diễn tả sự thay đổi của một đối tượng nào đó theo thời gian. Bạn có thể sử dụng cụm phím tắt Alt N L N để tạo ra biểu đồ Line Chart và Alt N C để tạo ra biểu đồ Bar Chart.

Chia nhỏ dữ liệu thành các thành phần: Nếu bạn đang cố gắng hiển thị dữ liệu với nhiều thành phần thì biểu đồ Pie Chart luôn là lựa chọn tối ưu nhất. Bạn có thể nhập thông tin dưới dạng phần trăm hoặc giá trị tuyệt đối. Phím tắt để tạo ra biểu đồ Pie Chart là Alt N Q.

Biểu đồ Scatter Chart: Đây là một công cụ tuyệt vời để khám phá các xu hướng trong các điểm dữ liệu. Phím tắt để chèn Scatter Chart là Alt N D.
Đường xu hướng (Trendline): Biểu đồ Line Chart và Bar Chart của bạn có thể chèn thêm đường xu hướng (Trendline) và Scatter Chart để dễ dàng diễn giải dữ liệu và hiểu được mối quan hệ giữa chúng với nhau.

4. Sử dụng Pivot Tables
Pivot Tables là một trong những công cụ tốt nhất của Excel. Với Pivot Tables, bạn có thể lên các báo cáo tổng hợp từ một dữ liệu phức tạp của các bạn mà không cần sử dụng bất kỳ công thức nào cả, chỉ việc thả và chọn mà thôi. Mình cũng từng rất khó khăn trong việc từ sổ nhật ký chung chi tiết để lên được báo cáo quản trị cho giám đốc ngày mùng 5 hàng tháng. Trước khi biết đến Pivot Tables, mình phải làm rất nhiều công thức phức tạp mà còn rất khó với mình nữa (vì lúc đó mình thực sự rất tệ môn Excel này).

Công việc khó khăn đó của mình chỉ được giải quyết khi mình được một người anh trong công ty giới thiệu Pivot Tables và cách sử dụng nó. Với Pivot Tables, mình có thể lên 1 bảng tổng hợp trong phút chốc tổng hợp được các khoản doanh thu, chi phí phát sinh trong 1 tháng chỉ bằng vài click chuột. Rồi từ Pivot Tables mình phát hiện ra các phiếu chi, phiếu kế toán nào quên mất việc nhập khoản mục chi phí, qua đó chỉnh sửa lại các hạch toán còn thiếu của mình. Pivot Tables lúc đó chính là vị cứu tinh cho mình vào thời điểm đó và mình vẫn cảm ơn nó cho tới tận giờ phút này. Vì vậy nếu bạn là một kế toán thì ngay lúc nào đây, hãy nghiêm túc học và nghiên cứu Pivot Tables, điều đó hoàn toàn không thừa cho một kế toán viên đâu.

Để có thể chèn một Pivot Tables thì bạn có thể sử dụng phím tắt Alt N V. Ngoài ra các bạn có thể vào Tab Insert và chọn Pivot Tables. Sau khi Pivot Tables được tạo, bạn có thể Add thêm các cột, dòng, dữ liệu cần đưa lên bảng tổng hợp của mình chỉ đơn giản bằng các thao tác kéo thả các trường trong Field List vào đúng vị trí của nó mà thôi.

Chỉ có 1 điểm lưu ý trước khi chèn Pivot Tables đó là bạn nên chuyển dữ liệu gốc của bạn sang dạng Table để khi dữ liệu của bạn được cập nhật thêm thì muốn Pivot Tables của bạn Update dữ liệu mới, việc của bạn chỉ đơn giản là ấn Refresh mà thôi. Ngoài ra thì có 1 điểm bạn cũng cần lưu ý với vùng dữ liệu của Pivot Tables, đó là tất cả các cột trong vùng dữ liệu đều phải có tiêu đề, nếu một cột nào đó không có tiêu đề thì khi Insert Pivot Tables Excel sẽ báo lỗi. Thêm 1 điểm nữa các bạn cần lưu ý với Pivot Tables, đó là với các trường chứa dữ liệu, nếu không có phát sinh thì các bạn đừng để trống mà hãy nhập số 0 vào đó.

Lý do vì sao lại như vậy, đó là khi bạn không nhập dữ liệu thì trường dữ liệu đó Excel sẽ phải phân vân giữa giá trị của trường dữ liệu đó là số hay là chuỗi. Vì thế để an toàn, Excel vẫn hay sử dụng thuộc tính COUNT thay vì SUM cho trường dữ liệu đó. Đây là 1 chút ý rất quan trọng nếu bạn không muốn chỉnh tay từ COUNT sang SUM trong Pivot Tables đó.
5. Sử dụng Formula Auditing.

Đã bao giờ các bạn viết công thức Excel ra kết quả là các lỗi N/A hay VALUE chưa? Mình tin là các bạn đã gặp nhiều rồi. Kể cả mình cũng từng gặp như thế, lúc đó cái mà mình hoang mang đó chính là nếu theo Logic thì mình viết đang đúng nhưng tại sao kết quả lại ra sai nhỉ?

Tại sao Excel lại không báo lỗi cho mình. Báo cáo cần nộp cho sếp đã sắp đến DEADLINE rồi nhưng tại sao hàm Excel của mình vẫn sai. Đây là điều mà rất nhiều kế toán đã, đang và sẽ gặp phải trong quá trình tổng hợp dữ liệu bằng Excel. Vậy khi gặp phải trường hợp này thì bạn sẽ làm như thế nào?

Có một lời khuyên chân thành cho các bạn làm nghề kế toán, đó là đừng hoảng loạn vì Excel vẫn luôn có công cụ giúp bạn tìm ra lỗi sai đó. Vì thế việc bạn cần làm khi có lỗi sai đó là xem lại cú pháp mình viết đã đúng hay chưa? Sau khi đã xem cú pháp rồi vẫn thấy nó đúng thì hãy nhanh tay đi tới Tab Formula và tới nhóm Formula Auditing > Chọn Error Checking… hoặc đơn giản là sử dụng công cụ Evaluate Formula để xem công thức của chúng ta đang hoạt động như thế nào.

Đa phần các bạn đều không quan tâm công thức Excel được hoạt động ra sao, các bạn chỉ biết là nếu SUM một mảng dữ liệu thì bạn có kết quả là tổng của mảng đó. Nhưng đó là với các công thức đơn giản, trong trường hợp bạn sử dụng nhiều công thức lồng nhau phức tạp nhưng bị lỗi thì bạn sẽ rất cuống vì bạn không biết công thức của mình đang bị lỗi ở phần nào. Đó là lý do mà nhóm Formula Auditing ra đời. Đó là nơi chốn mà bạn phải tìm tới khi có lỗi xảy ra trong Excel nhé.



6. Data Validation
Data Validation là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong Excel. Nhiều bạn biết tới Data Validation qua việc tạo List nhập liệu nhanh đúng không nào? Tuy nhiên Data Validation còn cung cấp nhiều hơn thế.

Về bản chất Data Validation là một công cụ kiểm soát việc nhập liệu vô cùng tuyệt vời. Ví dụ như cột A của bạn là dữ liệu ngày tháng nhưng bạn lại nhập dữ liệu dạng chuỗi vào thì cấu trúc dữ liệu của bạn sẽ hỏng bét ngay. Các bạn nên nhớ để công việc xử lý dữ liệu trên Excel trở nên đơn giản hơn thì dữ liệu của bạn càng sạch sẽ càng tốt. Sạch sẽ ở đây nghĩa là gì, đó là tất cả các cột đều có đủ tiêu đề. Dữ liệu trong các cột đều đồng nhất, nói không với Merge Cells và rất nhiều điều nữa. Tuy nhiên việc đồng bộ hoá dữ liệu trong 1 cột là cực kỳ quan trọng. Khi dữ liệu của các bạn được tổ chức tốt thì việc lên một báo cáo là hoàn toàn đơn giản với những công thức không hề phức tạp. Đó là lí do cốt lỗi nhất mà Data Validation ra đời.

Data Validation cũng có thể định nghĩa giá trị được nhập liệu vào một vùng nào đó của bạn bằng các công thức Logic trên Excel. Khi bạn nhập dữ liệu không thoả mãn điều kiện thì một thông báo lỗi sẽ hiện lên và bạn sẽ không thể nhập được dữ liệu không thoả mãn điều kiện vào vùng đó.

Ngoài ra như mình nói, Data Validation cũng có thể thiết lập nên 1 list danh sách để nhập liệu nhanh. Đây cũng là điểm mà mình thích ở Data Validation.

7. Học cách sử dụng Format Cells.
Các bạn nên ghi nhớ phần mềm Excel là phần mềm bảng tính. Vì vậy các dữ liệu dạng số, dạng ngày tháng nên ở dạng số chứ không nên cưỡng ép nó chuyển sang dạng chữ. Vì ngày tháng khi bạn để nó ở dạng chữ thì khả năng tính toán của bạn hầu như là bằng 0. Đó là điều mà mình không muốn.

Vậy trong trường hợp bạn muốn gõ vào dữ liệu là Ngày 18 tháng 04 năm 2020 thì làm thế nào? 
Với mình thì phương án vẫn chính là gõ 18/04/2020 hoặc sử dụng hàm =DATE(2020,04,18) trước. Sau đó mình chọn vùng cần chuyển định dạng và nhấn Ctrl 1 hoặc chuột phải rồi chọn Format Cells.

Tại đây mình đi tới phần Custom và gõ vào 1 đoạn mã như sau:
“Ngày” dd “Tháng” mm “Năm” yyyy.
Chỉ đơn giản như thế thôi là chúng ta đã có kết quả mà mình muốn rồi đấy. Đây là một thiên đường mà các bạn nên tìm hiểu. Đã từng có một người thầy nói với mình điều này và mình nghĩ nó không hề sai chút nào cả.

8. Sử dụng các Template có sẵn của Microsoft
Có thể các bạn chưa biết nhưng trên các phiên bản mới nhất của Microsoft, đặc biệt là Excel 365, Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu biểu dựng sẵn mà bạn có thể tạo ra và sử dụng nó chỉ bằng vài phím bấm đơn giản. Để truy cập kho Template có sẵn của Microsoft, bạn sẽ vào File, chọn New và chọn Template bạn muốn ở đây.
Tất nhiên để có nhiều Template hơn thì bạn cần có kết nối Internet và mua bản quyền chính hãng từ Microsoft để sử dụng kho Template này nhé.

9. Học cách sử dụng VBA
Những công việc nhàm chán vô vị hàng ngày của bạn có thể kết thúc và thay thế vào đó là việc tự động hoá công việc đó chỉ bằng một nút bấm duy nhất. Để làm được điều đó thì việc mà bạn cần làm đó là nghiên cứu VBA. VBA là một công cụ giúp cho tốc độ xử lý dữ liệu hay công việc của bạn không những trở nên nhanh hơn mà còn hỗ trợ cho bạn trong công việc hàng ngày như tự lập trình ra các hàm tính toán mà công thức gốc trong Excel chưa cung cấp cho bạn. Hay để có thể sử dụng thì bạn sẽ phải viết các hàm lồng nhau rất phức tạp mà không dễ với phần đông người sử dụng Excel.

Câu hỏi đặt ra là học cách sử dụng VBA có khó không? Mình xin trả lời là nó rất khó với ai không biết gì về Excel. Nhưng đối với người đã quá rành Excel và sử dụng thành thạo các hàm, công cụ thì nó không quá khó cho người học. Vì vậy khi bạn đã cảm thấy tự tin về kỹ năng Excel của mình thì còn chờ gì mà không học VBA. Tin mình đi, nhiều người sẽ cực kỳ ngưỡng mộ bạn khi bạn biết VBA đó. Khi đó công việc của bạn không những nhẹ nhàng đi mà bạn còn sở hữu một thế mạnh mà sếp bạn rất quý trọng đấy.

Tổng kết lại qua bài chia sẻ trên mình mong các bạn thực sự quyết tâm trong việc học Excel và VBA của bản thân mình. Nó sẽ đưa bạn đi rất xa so với những người khác, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán. Chúc các bạn thành công.
Share:

ĐỐI TÁC LIÊN KẾT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CỦA IMIC TECHNOLOGY

IMIC Technology

IMIC Technology tự hào là doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam triển khai các Chương trình Đào tạo chuyên môn dự án cho Học viên ngành CNTT/CNPM. Cũng là một trong những doanh nghiệp đạt được nhiều giải thưởng lớn trong lĩnh vực này. Góp phần phát triển mạnh ngành CNTT/CNPM tại nước ta hiện nay.